Trợ lý hành chính / Văn thư

Thư ký và trợ lý hành chính thường làm như sau:

• Trả lời điện thoại và nhận tin nhắn hoặc chuyển cuộc gọi
• Lên lịch cuộc hẹn và cập nhật lịch sự kiện
• Sắp xếp các cuộc họp nhân viên
• Xử lý thư và fax đến và đi
• Chuẩn bị bản ghi nhớ, hóa đơn hoặc báo cáo
• Chỉnh sửa tài liệu
• Duy trì cơ sở dữ liệu và hệ thống lưu trữ
• Thực hiện kế toán cơ bản

Thư ký và trợ lý hành chính giúp một tổ chức hoạt động hiệu quả. Họ sử dụng phần mềm máy tính để tạo bảng tính; quản lý cơ sở dữ liệu; và chuẩn bị các bài thuyết trình, báo cáo và tài liệu. Họ cũng có thể thương lượng với các nhà cung cấp, mua vật tư và quản lý kho dự trữ hoặc thư viện công ty. Thư ký và trợ lý hành chính cũng sử dụng hội nghị truyền hình và các thiết bị văn phòng khác. Nhiệm vụ công việc cụ thể thay đổi theo kinh nghiệm, chức danh công việc và chuyên môn.

Sau đây là ví dụ về các loại thư ký và trợ lý hành chính: 

Thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành cung cấp hỗ trợ cấp cao cho một văn phòng và cho các giám đốc điều hành hàng đầu của một tổ chức. Họ thường xử lý các trách nhiệm phức tạp, chẳng hạn như xem xét các tài liệu đến, tiến hành nghiên cứu và chuẩn bị báo cáo. Một số cũng giám sát nhân viên văn thư.

Thư ký pháp lý và trợ lý hành chính phải có kiến thức về thuật ngữ và thủ tục pháp lý. Họ chuẩn bị giấy triệu tập, khiếu nại, kiến nghị, trát đòi hầu tòa và các tài liệu pháp lý khác dưới sự giám sát của luật sư hoặc trợ lý pháp lý. Họ cũng xem xét các tạp chí pháp lý và giúp nghiên cứu pháp lý — ví dụ, bằng cách xác minh các trích dẫn và trích dẫn trong các bản tóm tắt pháp lý.

Thư ký y tế và trợ lý hành chính phiên âm chính tả và chuẩn bị các báo cáo hoặc bài báo cho các bác sĩ hoặc nhà khoa học y tế. Họ cũng lấy lịch sử y tế đơn giản của bệnh nhân, sắp xếp cho bệnh nhân nhập viện hoặc xử lý các khoản thanh toán bảo hiểm. Thư ký y tế và trợ lý hành chính cần phải làm quen với thuật ngữ và mã y tế, hồ sơ y tế và các thủ tục của bệnh viện hoặc phòng thí nghiệm.

Thư ký và trợ lý hành chính, ngoại trừ pháp lý, y tế và điều hành tạo thành phân loại lớn nhất của thư ký và trợ lý hành chính. Họ xử lý các hoạt động hành chính cho các văn phòng trong hầu hết các lĩnh vực của nền kinh tế, bao gồm trường học, chính phủ và các tập đoàn tư nhân. Ví dụ, thư ký trong trường học thường chịu trách nhiệm về hầu hết các thông tin liên lạc giữa phụ huynh, học sinh, cộng đồng, giáo viên và quản trị viên trường học. Họ lên lịch hẹn, tiếp khách và theo dõi hồ sơ sinh viên.

Kỹ năng ra quyết định. Thư ký và trợ lý hành chính thường ưu tiên các nhiệm vụ và đưa ra quyết định thay mặt cho người sử dụng lao động của họ, vì vậy phán đoán tốt là điều cần thiết.

Kỹ năng giao tiếp. Thư ký và trợ lý hành chính tương tác với khách hàng, khách hàng hoặc nhân viên. Họ nên giao tiếp hiệu quả và lịch sự khi tương tác với người khác.

Kỹ năng tổ chức. Thư ký và trợ lý hành chính giữ các tệp, thư mục và lịch trình để văn phòng hoạt động hiệu quả.

Kỹ năng viết. Thư ký và trợ lý hành chính viết bản ghi nhớ và email khi giao tiếp với người quản lý, nhân viên và khách hàng. Do đó, họ phải có ngữ pháp tốt, đảm bảo độ chính xác và duy trì giọng điệu chuyên nghiệp.

• Thư ký và trợ lý hành chính, ngoại trừ pháp lý, y tế và điều hành    
• Thư ký y tế và trợ lý hành chính    
• Thư ký điều hành và trợ lý hành chính điều hành    
• Thư ký pháp lý và trợ lý hành chính