Quản lý văn phòng

Lịch làm việc

• Quản lý văn phòng làm việc toàn thời gian, thường là trong nhà trong giờ làm việc bình thường. 

Nhiệm vụ tiêu biểu

• Quản lý và điều phối các nhiệm vụ hành chính chung và tổ chức
• Soạn thảo, gửi, nhận và trả lời thư từ văn phòng, khi cần thiết
• Xử lý thư đến và đi và giao hàng
• Quản lý / định tuyến các cuộc gọi đến hoặc hỗ trợ nhân viên tiếp tân xử lý cuộc gọi
• Theo dõi hàng tồn kho nguồn cung; Sắp xếp lại / bổ sung khi cần thiết
• Sử dụng cơ sở dữ liệu để nhập và truy xuất dữ liệu và chạy báo cáo
• Giám sát các quy trình mua sắm CNTT
• Tạo hệ thống tệp quản lý hồ sơ vật lý và kỹ thuật số; đảm bảo bảo vệ đúng cách thông tin nhạy cảm 
• Giúp sắp xếp lịch, đi lại và chỗ ở, nộp đơn hoàn trả chi phí, v.v. 
• Quản lý ngân sách văn phòng; theo dõi, dự báo chi phí; Xác minh giao dịch mua thẻ tín dụng và đối chiếu bảng sao kê thanh toán hàng tháng 
• Đặt trước và chuẩn bị phòng cho các cuộc họp. Đảm bảo thiết bị được kiểm tra và sẵn sàng sử dụng (chẳng hạn như loa ngoài, micrô, máy tính xách tay, máy chiếu, con trỏ thuyết trình và các thiết bị nghe nhìn hoặc CNTT khác) 
• Hỗ trợ lập kế hoạch tổ chức các sự kiện, bao gồm đặt hàng đủ dịch vụ ăn uống, hoặc gửi giấy phép đậu xe và cung cấp hướng dẫn cho những người tham dự bên ngoài, v.v. 
• Thiết lập hợp đồng với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ; Xem lại tính chính xác của hóa đơn 
• Giám sát công tác bảo trì cơ sở và bảo vệ mặt bằng; Đảm bảo các chính sách an toàn tại nơi làm việc được phân phối và tuân thủ
• Thực hiện các quy trình an toàn và an ninh vật lý văn phòng, chẳng hạn như kế hoạch ứng phó khẩn cấp và hỏa hoạn

Trách nhiệm bổ sung

• Viết và sửa đổi các chính sách và quy trình chung và cụ thể của văn phòng
• Hỗ trợ tuyển dụng, phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới
• Giám sát nhân viên áp dụng; cung cấp đào tạo và phản hồi 
• Thiết lập lịch trình; phê duyệt thời gian nghỉ có hưởng lương; Giải quyết tranh chấp giữa các cá nhân 
• Lắng nghe mối quan tâm của nhân viên và hỗ trợ tìm giải pháp 
• Hỗ trợ nhân viên yêu cầu bồi thường cho người lao động, theo yêu cầu

Kỹ năng mềm

• Chính xác 
• Adaptable
• Chú ý đến chi tiết
• Kỹ năng giao tiếp 
• Bảo mật
• Dịch vụ khách hàng 
• Định hướng chi tiết
• Độc lập 
• Sáng kiến
• Kỹ năng lãnh đạo và giám sát
• Phương pháp 
• Đa nhiệm
• Giám sát
• Tổ chức
• Kiên nhẫn
• Giải quyết vấn đề
• Đáng tin cậy 
• Lập kế hoạch
• Phán đoán và ra quyết định đúng đắn
• Quản lý thời gian 

Kỹ năng kỹ thuật

• Lập ngân sách và theo dõi tài chính 
• Nguyên tắc quản lý cơ sở vật chất
• An toàn cháy nổ chung và ứng phó khẩn cấp 
• Quản lý nguồn nhân lực 
• Kiểm soát hàng tồn kho
• Mua sắm CNTT
• Kiến thức về quy trình quản lý văn phòng
• Thành thạo phần mềm và thiết bị văn phòng (ví dụ: máy tính, máy in / máy quét / máy photocopy, điện thoại nhiều dòng, thiết bị nghe nhìn, thiết bị thuyết trình) 
• Quản lý hồ sơ

• Công ty xây dựng và kỹ thuật
• Trung tâm hội nghị
• Tập đoàn
• Cơ sở giáo dục
• Tổ chức tài chính
• Cơ quan chính phủ
• Khách sạn
• Công ty luật
• Các công ty truyền thông và xuất bản
• Cơ sở y tế 
• Tổ chức phi lợi nhuận
• Công ty tư nhân
• Cơ quan bất động sản
• Cơ sở giải trí
• Tổ chức tôn giáo
• Cơ quan nghiên cứu
• Cửa hàng bán lẻ
• Doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp
• Các công ty vận tải và tiện ích

Hình dung một văn phòng hoạt động hiệu quả, từ email kịp thời đến các cuộc họp được phối hợp tốt. Cốt lõi của nó là một Quản lý văn phòng, người nắm giữ nhiều vai trò khác nhau, từ quản trị đến CNTT! Và trong khi công việc chắc chắn có thể đi kèm với rất nhiều căng thẳng, nó không phải lúc nào cũng đi kèm với một số lượng công nhận như nhau. 

Người quản lý văn phòng được kỳ vọng sẽ hướng dẫn các quy trình và nhiệm vụ, quản lý các nhóm đa dạng và giữ mọi thứ lại với nhau... thường không ai nhận ra vai trò của họ quan trọng như thế nào! 

Họ phải linh hoạt và sẵn sàng giải quyết những thách thức mới mà không có nhiều thời gian chuẩn bị. Khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch, có thể tùy thuộc vào Quản lý văn phòng làm việc muộn hoặc đến vào cuối tuần để có được một quy trình hoặc dự án trở lại đúng hướng!

Trong thế giới phát triển của quản lý văn phòng, việc cập nhật là rất quan trọng! Quản lý công việc từ xa là một xu hướng chính, với phần lớn lực lượng lao động Mỹ hiện đang làm việc tại nhà. Người quản lý văn phòng đã thích nghi để giám sát các nhóm từ xa và đảm bảo nhân viên theo kịp các nhiệm vụ trong khi vẫn có động lực. 

AI và các công cụ tự động hóa khác đang cách mạng hóa cách xử lý vô số nhiệm vụ, khiến Người quản lý văn phòng bận rộn khi họ tìm hiểu, triển khai và đào tạo người khác về các phương pháp làm việc mới này. 

Trong khi đó, trong mọi ngành công nghiệp đều có sự nhấn mạnh ngày càng tăng vào các hoạt động bền vững, vì vậy Quản lý văn phòng đang cố gắng giúp các tổ chức không cần giấy tờ nhất có thể. Đây chỉ là một vài trong số các xu hướng tác động đến lĩnh vực nghề nghiệp năng động này! 

Quản lý văn phòng có xu hướng là những cá nhân có tổ chức cao có khả năng đa nhiệm và tập trung. Họ có thể phát triển những kỹ năng này từ khi còn nhỏ, có lẽ thông qua các hoạt động ở trường hoặc do được giao trách nhiệm và công việc nhà ở nhà. Họ thường có kỹ năng lãnh đạo và quản lý tuyệt vời, có thể phát triển thông qua các hoạt động ngoại khóa như chơi các môn thể thao đồng đội chẳng hạn!