Công cụ lập kế hoạch sự kiện

Biểu tượng
Biểu tượng bảng tạm
Biểu tượng
Biểu tượng người
Biểu tượng
Biểu tượng Thumbs Up
Các vai trò liên quan: Quản lý dịch vụ hội nghị, Giám đốc lập kế hoạch hội nghị, Giám đốc dịch vụ hội nghị, Quản lý dịch vụ ăn uống, Quản lý sự kiện, Người lập kế hoạch hội nghị, Quản lý hội nghị, Giám đốc sự kiện, Giám đốc dịch vụ hội nghị, Người lập kế hoạch cuộc họp được chứng nhận

Spotlights

Tiêu đề tương tự

Giám đốc Dịch vụ Hội nghị, Giám đốc Kế hoạch Hội nghị, Giám đốc Dịch vụ Hội nghị, Giám đốc Dịch vụ Dịch vụ Phục vụ, Quản lý Sự kiện, Người lập kế hoạch Hội nghị, Giám đốc Hội nghị, Giám đốc Sự kiện, Giám đốc Dịch vụ Hội nghị, Người lập kế hoạch Cuộc họp được Chứng nhận

Mô tả công việc

Các nhà tổ chức sự kiện tổ chức, lập kế hoạch và điều phối các hoạt động để sắp xếp cho các sự kiện chuyên nghiệp.

Các khía cạnh bổ ích của sự nghiệp
  • Bạn nhận được những gì bạn bỏ ra: Sau nhiều năm kinh nghiệm, bạn có thể bắt đầu kinh doanh của riêng mình và bạn sẽ có quyền quyết định lịch trình của mình / mức độ chăm chỉ bạn muốn làm việc / số tiền bạn muốn kiếm được.
  • Nó năng động: Bạn ngồi trong văn phòng trong một phần công việc nhưng bạn cũng đang gặp gỡ khách hàng, nhà cung cấp và đi du lịch.
  • Đó là một ngành công nghiệp đang phát triển: Dự kiến trong 10 năm tới sẽ có nhiều cơ hội hơn cho các nhà hoạch định.

"Tôi đang kinh doanh trong việc tạo ra môi trường nơi mọi người thư giãn và vui chơi.  Khi cánh cửa mở ra và mọi thứ bạn lên kế hoạch đều hoạt động, đó là một sự vội vàng hoàn toàn. Nó là hoàn toàn hài lòng.  Ngoài ra, bạn không bao giờ có thể ngừng học hỏi - cả về các yếu tố mới để đưa vào một sự kiện và tìm hiểu về những cách mới để khiến mọi người gặp gỡ và lưu giữ thông tin. Heather Keenan, Chủ tịch, Sự kiện chính, Inc.

Tin sốt dẻo bên trong
Mô tả dịch vụ

DMC- Công ty Quản lý Điểm đến

  • Cung cấp các dịch vụ dựa trên kiến thức, chuyên môn và nguồn lực địa phương sâu rộng của họ chuyên về thiết kế và thực hiện các sự kiện, hoạt động, tour du lịch, vận chuyển và hậu cần chương trình.
  • Ví dụ) Giả sử một công ty muốn có một hội nghị ở bờ biển phía tây. Người lập kế hoạch cuộc họp của công ty đó chọn San Diego. Người lập kế hoạch cuộc họp sẽ thuê một DMC có kiến thức sâu rộng về San Diego và đã có mối quan hệ với các nhà cung cấp để sắp xếp việc đi lại địa phương (đưa đón sân bay, xe đưa đón), gặp gỡ và giải trí (tham quan thành phố, sự kiện thể thao, bữa tối nhóm ... vân vân).

Quản lý cuộc họp

  • Tổ chức và lên kế hoạch cho các cuộc họp / hội nghị lớn cho các công ty và tổ chức.
  • Trách nhiệm bao gồm lựa chọn địa điểm (thành phố nào? Địa điểm nào?), đàm phán hợp đồng (nhà cung cấp, diễn giả), đăng ký, lựa chọn / quản lý diễn giả, nhà ở, quản lý hậu cần, quản lý tài chính và triển lãm.

Tổ chức sự kiện

  • Đây là những gì bạn nghĩ đến khi bạn nghĩ về những gì một người lập kế hoạch sự kiện làm, nhưng trên thực tế, lập kế hoạch sự kiện là một phần nhỏ trong cuốn sách kinh doanh của người lập kế hoạch sự kiện. Quyến rũ và cao cấp hơn các dịch vụ khác nhưng ít thường xuyên hơn.
  • Trách nhiệm bao gồm thiết lập ngày, lựa chọn và đặt trước địa điểm tổ chức sự kiện, lập ngân sách, xin giấy phép, điều phối việc đi lại / đậu xe, phát triển chủ đề của sự kiện, sắp xếp diễn giả, sắp xếp trang trí / cho thuê, phục vụ ăn uống và an ninh.
  • Ví dụ) Lên kế hoạch cho một lễ hội, buổi lễ, cuộc thi, bữa tiệc, buổi hòa nhạc, đám cưới, tiệc ra mắt công ty... v.v.
Các kỹ năng cần thiết trong công việc
  • Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng đàm phán: Có thể đàm phán với các nhà cung cấp và khách hàng của bạn. Có kiến thức chung về hợp đồng.
  • Sức chịu đựng thể chất: Ngày diễn ra sự kiện, bạn đang thực hiện rất nhiều nhiệm vụ và bạn sẽ đứng trên đôi chân của mình trong nhiều giờ.
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề và có thể suy nghĩ nhanh trên đôi chân của bạn
  • Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân: Tốt với mọi người. Bạn có thể phát triển mối quan hệ với những người mới khá dễ dàng. Hãy để họ tin tưởng bạn.
  • Biết cách sử dụng công nghệ kỹ thuật số: phần mềm giúp theo dõi ngân sách, lập lịch trình, chi tiết của bạn.
Tôi sẽ làm việc ở đâu?
  • Công ty tổ chức sự kiện (bao gồm công ty quản lý điểm đến)
  • Trong nhà: Công ty, Công ty luật, Khách sạn/Sòng bạc, Tổ chức phi lợi nhuận... v.v.
  • Đối với bản thân bạn: nhiều nhà tổ chức sự kiện độc lập, đặc biệt là người tổ chức đám cưới.
Kỳ vọng / Hy sinh cần thiết
  • Không phải giờ làm việc thông thường: Phải làm việc vào ban đêm và cuối tuần vì các sự kiện không phải lúc nào cũng trong tuần trong giờ làm việc thông thường.
  • Thật mệt mỏi: Có thể phải làm việc nhiều giờ để đảm bảo mọi thứ được thiết lập cho sự kiện.
  • Nó có thể gây căng thẳng: Sự kiện là một thực thể "trực tiếp". Bạn đang biểu diễn hàng ngày.
  • Có thể phải làm việc với những người đòi hỏi khắt khe.
  • Các sự kiện xã hội (đám cưới, Bar Mitzvah, sinh nhật) là khó khăn nhất: ít lương hơn, đau đầu hơn b / c bạn đang đối mặt với cảm xúc, tạm biệt kỳ nghỉ hè b / c hầu hết đám cưới là từ tháng Năm-tháng Mười.
Xu hướng ngành hiện tại
  • Trước đây, mọi người nghĩ rằng họ có thể là những người lập kế hoạch sự kiện mà không cần kinh nghiệm / đào tạo b / c của internet nhưng bây giờ mọi người biết rằng tổ chức sự kiện là một dịch vụ chuyên nghiệp, cần thiết cho việc tiếp thị / hình ảnh của công ty họ.
  • Trong một nền kinh tế đi xuống, các hội nghị kinh doanh là những người đầu tiên diễn ra. Vì vậy, các nhà hoạch định sự kiện của công ty có thể bị sa thải.
  • Chăm sóc sức khỏe là một ngành công nghiệp đang bùng nổ. Vì vậy, những người chuyên về các sự kiện chăm sóc sức khỏe, sẽ có rất nhiều công việc vì các chuyên gia chăm sóc sức khỏe có nghĩa vụ phải giáo dục thường xuyên và đi đến các hội nghị để theo kịp các yêu cầu / giấy phép chuyên môn của họ. 
Những thứ mà những người trong nghề này thích làm khi họ còn trẻ...

"Tất cả những gì tôi làm khi còn trẻ đều liên quan đến hiệu suất cho dù đó là thiết kế trang phục hay thời trang, du lịch. Tôi không biểu diễn nhưng tôi đang thực hiện một buổi biểu diễn. Tất cả những gì tôi đã làm là một tài sản cho nơi cuối cùng tôi đã kết thúc. Heather Keenan, Chủ tịch, Sự kiện chính, Inc.

Việc làm 2016
116,700
Việc làm dự kiến năm 2026
129,400
Giáo dục cần thiết
  • Thuật ngữ "lập kế hoạch sự kiện" bao gồm rất nhiều cơ sở! Từ đám cưới đến các sự kiện của công ty và lễ trao giải, lập kế hoạch sự kiện đòi hỏi một loạt các kỹ năng và nhiệm vụ cần học
    • Nó cũng thường có thể đồng nghĩa với việc lập kế hoạch cho các cuộc họp và hội nghị cũng như tổ chức triển lãm
  • Các nhà tổ chức sự kiện thường lấy bằng cử nhân về quản lý cuộc họp hoặc sự kiện, mặc dù sinh viên tham gia vào lĩnh vực này từ nhiều chuyên ngành khác nhau bao gồm kinh doanh, quản lý khách sạn hoặc thậm chí là truyền thông
  • Bằng cấp của bạn càng liên quan chặt chẽ đến việc lập kế hoạch sự kiện, bạn càng có nhiều khả năng bắt đầu với việc tăng trách nhiệm (và do đó, thường được trả lương cao hơn!)
  • Để nâng cao chứng chỉ học tập của bạn, hãy cân nhắc lấy chứng chỉ từ một tổ chức chuyên nghiệp như:
  • O * Net liệt kê các chứng chỉ bổ sung có các yêu cầu khác nhau về tính đủ điều kiện kinh nghiệm làm việc
  • Bởi vì có rất nhiều nhiệm vụ khác nhau có thể thuộc thuật ngữ "lập kế hoạch sự kiện", nhiều nhà tuyển dụng muốn xem kinh nghiệm cụ thể ngoài chứng chỉ học tập
  • Có kinh nghiệm làm việc liên quan sẽ giúp củng cố sơ yếu lý lịch của một người, vì vậy nhiều sinh viên nhận công việc bán thời gian làm việc trong khách sạn, trung tâm hội nghị, địa điểm tổ chức đám cưới hoặc các cơ sở họp chung khác để tích lũy kinh nghiệm thực tế và học hỏi trong công việc
Ủy nhiệm

Điều này có thể trông tốt trong sơ yếu lý lịch của bạn; tuy nhiên, KINH NGHIỆM vượt trội hơn giáo dục / chứng chỉ. Đây chỉ là một điểm cộng nhưng chắc chắn không phải là thứ sẽ tự động giúp bạn có được một công việc hoặc khách hàng.

Chuyên gia cuộc họp được chứng nhận

Đây là một chứng nhận tự nguyện cho các nhà hoạch định cuộc họp và hội nghị.  Để đủ điều kiện, ứng viên phải có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm quản lý cuộc họp, công việc gần đây trong công việc quản lý cuộc họp và bằng chứng về các tín chỉ giáo dục thường xuyên. Những người đủ điều kiện sau đó phải vượt qua một kỳ thi bao gồm các chủ đề như học tập của người lớn, quản lý tài chính, cơ sở vật chất và dịch vụ, hậu cần và các chương trình họp.

Hoạt động giải trí ở trường trung học và đại học
  • Ở trường trung học, hãy trau dồi kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân của bạn và tham gia các lớp học về giao tiếp, diễn thuyết, tiếp thị, kinh doanh và kế toán
  • Nhận kinh nghiệm thực tế thông qua hoạt động tình nguyện! Tình nguyện với các trường học, nhà thờ hoặc các tổ chức cộng đồng để giúp lập kế hoạch cho các sự kiện, điều phối các chức năng, ngân sách mua hàng, đặt hàng vật tư, tiếp đón khách và quản lý các chi tiết hậu cần. Tạo một bản nháp sơ yếu lý lịch và theo dõi mọi thứ bạn làm và số lượng người đã tham dự
  • Tham gia ủy ban sự kiện cho một câu lạc bộ hoặc tổ chức xã hội (tức là hệ thống Hy Lạp) và lên kế hoạch cho một sự kiện tại trường trung học hoặc đại học của bạn (khiêu vũ, gây quỹ... vân vân). Có được kinh nghiệm ngay cả khi đó là kinh nghiệm tình nguyện là rất quan trọng đối với sơ yếu lý lịch của bạn.
  • Cân nhắc làm việc bán thời gian tại các khách sạn, trung tâm hội nghị, trường đại học hoặc tập đoàn địa phương với các vai trò liên quan đến tổ chức các cuộc họp và sự kiện lớn. Nhận bất kỳ công việc nào bạn có thể nhận được cho phép bạn XEM và QUAN SÁT các sự kiện: kiểm tra áo khoác, bồi bàn / nhân viên pha chế cho công ty phục vụ, cắm hoa, tiếp viên phòng vệ sinh tại một sự kiện ... v.v.
  • Thực tập sinh cho một công ty tổ chức sự kiện.
  • Tạo "lookbook" hoặc trang Pinterest của riêng bạn: Tập hợp các giao diện, phong cách, đồ trang trí, thực phẩm, phong cách khác nhau để bạn có thể bắt đầu phát triển ý tưởng và phong cách của riêng mình về những gì bạn muốn một sự kiện trông như thế nào.
  • Quyết định xem bạn có muốn chuyên về một lĩnh vực cụ thể hay không (như đám cưới)
  • Thực hành nghi thức điện thoạidịch vụ khách hàng của bạn 
  • Quyết định phương pháp học nào phù hợp hơn với bạn - trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp
  • Làm việc với cố vấn học tập của bạn về các môn tự chọn thích hợp
  • Xem lại các tùy chọn chứng nhận khác nhau có sẵn. Một số yêu cầu một vài năm kinh nghiệm làm việc nhưng hãy tìm hiểu những yêu cầu đó để bạn có thể lên kế hoạch trước
  • Các nhà tổ chức sự kiện thích gặp gỡ nhau thông qua các tổ chức chuyên nghiệp, vì vậy hãy tìm một (hoặc nhiều) để tham gia!
  • Đầu tư vào một chiếc máy ảnh tốt để bạn có thể chụp nhiều ảnh về công việc của mình
  • Tạo một danh mục đầu tư trực tuyến và các kênh truyền thông xã hội để xây dựng thương hiệu và tiếp thị các kỹ năng và dịch vụ của bạn (đồng thời thể hiện công việc trong quá khứ của bạn với các nhà tuyển dụng trong tương lai) 
  • Kiểm tra những điều nên và không nên làm về những chuyên gia trong ngành nên mặc gì tại các sự kiện. Hãy nhớ rằng những cân nhắc trong tủ quần áo phải phù hợp với loại sự kiện
  • Theo kịp xu hướng của ngành bằng cách đọc các bài viết có liên quan (như các bài viết về Cuộc họp Skift) và xem video YouTube!
Thống kê giáo dục
  • 10,7% với chương trình HS Diploma
  • 8.2% với Associate's
  • 49,7% với chương trình Cử nhân
  • 9,7% với chương trình Thạc sĩ
  • 1.1% với Chuyên nghiệp

(% nhân viên từ 25 đến 44 tuổi trong nghề có trình độ học vấn cao nhất)

Lộ trình tiêu biểu
GIF lộ trình của Công cụ lập kế hoạch sự kiện
Làm thế nào để đạt được công việc đầu tiên của bạn
  • Hãy cho mạng của bạn biết trước khi bạn sắp hoàn thành khóa đào tạo của mình
  • Làm việc cho một công ty có liên quan đến các sự kiện: người phục vụ, người bán hoa, công ty xe buýt, nhân viên pha chế, công ty thiết kế ánh sáng và mạng lưới! Trải nghiệm này sẽ cho phép bạn nhìn thấy từ bên trong những gì nó liên quan đến việc tổ chức một sự kiện.
  • Làm việc với trung tâm nghề nghiệp của trường bạn để tìm việc làm, đánh bóng sơ yếu lý lịch của bạn và thực hành phỏng vấn
  • Xem xét nơi các Nhà lập kế hoạch sự kiện khác đang làm việc. Mỗi BLS, môi trường làm việc là:
    • 20% - các tổ chức tôn giáo, tài trợ, công dân và nghề nghiệp
    • 10% - dịch vụ hành chính/hỗ trợ
    • 9% - dịch vụ lưu trú/ăn uống
    • 8% - nghệ thuật, giải trí và giải trí
    • 4% - tự kinh doanh
  • Tạo kết nối mạnh mẽ nếu bạn làm công việc bán thời gian hoặc tình nguyện
  • Xây dựng một danh mục đầu tư gồm các kinh nghiệm có liên quan mà bạn có thể hiển thị cho các nhà tuyển dụng tiềm năng.
    • Lưu giữ hồ sơ về bất kỳ sự kiện nào bạn đã giúp lập kế hoạch, chẳng hạn như ảnh và tài liệu tham khảo chuyên nghiệp từ khách hàng và nhà cung cấp chứng thực độ tin cậy và chuyên môn của bạn.
  • Quảng bá về danh mục đầu tư trực tuyến và các kênh truyền thông xã hội của bạn để nâng cao nhận thức
  • Viết bài và được xuất bản trên các trang web tổ chức sự kiện cũng như các trang mạng như LinkedIn
  • Di chuyển đến nơi có công việc! Cục Thống kê Lao động lưu ý rằng sự tập trung việc làm cao nhất cho các Nhà lập kế hoạch Sự kiện là ở Washington DC, Colorado, Virginia, Utah và Rhode Island
  • Xem lại các mẫu sơ yếu lý lịch của Công cụ lập kế hoạch sự kiện để biết ý tưởng
  • Đảm bảo sơ yếu lý lịch của bạn có tác động, hấp dẫn, không có lỗi và chứa nhiều số liệu thống kê và chi tiết
  • Tìm kiếm cơ hội trên Indeed, Glassdoor, hoặc thậm chí Craigslist cho các công việc nhỏ hơn
  • Hỏi trước những người tham khảo tiềm năng trước khi cung cấp thông tin liên hệ của họ
  • Sẵn sàng cho bất cứ điều gì là chìa khóa để lập kế hoạch sự kiện thành công! Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn bằng cách xem xét các câu hỏi phổ biến và suy nghĩ về cách bạn sẽ trả lời chúng!
  • Thực hành các cuộc phỏng vấn giả để bạn có thể thể hiện mình là người có khả năng và tự tin

"Bất cứ điều gì bạn có thể làm để XEM các sự kiện. Đó là nơi mọi người tiếp xúc nhiều nhất. Bất kỳ công việc ngoại khóa nào bạn có thể nhận được. Tôi bắt đầu như kiểm tra áo khoác. Tôi đã thấy mọi sự kiện đã từng xảy ra. Nếu bạn có thể là bồi bàn, hãy là bồi bàn tại một sự kiện. Nếu bạn có thể sắp xếp hoa, hãy đến với một công ty hoa làm hoa cho các sự kiện.  Nếu bạn là người gác cổng, hãy là nhân viên phục vụ nhà vệ sinh, nơi có sự kiện. XEM ĐI!" Heather Keenan, Chủ tịch, Key 

Nhà tuyển dụng tìm kiếm điều gì?
  • Năng lượng cao: Có thể thức dậy lúc 4 giờ sáng, ngủ lúc 1 giờ sáng trong 5 ngày liên tiếp trong một sự kiện và được bật!
  • Sơ yếu lý lịch: Làm việc trên các sự kiện.  Làm việc ở trường đại học vì nó cho thấy rằng bạn đã có thể làm nhiều việc cùng một lúc.
  • Chuyên nghiệp: Bạn có thể viết một e-mail chuyên nghiệp? Bạn có thể trình bày được không?

"Tôi nhìn vào nơi họ đã làm việc trước đây và họ đã ở đó bao lâu. Tôi đang tìm kiếm một người có niềm đam mê, thái độ, sự tự tin, năng lượng, một người có thể suy nghĩ trên đôi chân của họ, một người mà tôi tự hào về điều đó có thể tương tác với khách hàng..." Heather Keenan, Chủ tịch, Key Events, Inc.

Làm thế nào để duy trì tính cạnh tranh
  • Biết nhiều ngôn ngữ: Điều này mở ra các tùy chọn của bạn cho nhiều khách hàng hơn và nhiều sự kiện hơn.
  • Luôn cập nhật công nghệ: phần mềm họp ảo, phương tiện truyền thông xã hội (twitter, Facebook).
  • Tạo ra một thương hiệu riêng biệt và tiếp thị thương hiệu đó.
Lời khuyên

"Hãy chắc chắn rằng bạn yêu thích nó vì đó là công việc khó khăn. Nó giống như rạp xiếc. Đó là một sự kêu gọi, không chỉ là một công việc. Heather Keenan, Chủ tịch, Sự kiện chính, Inc.

Đồ họa thông tin

Nhấn vào đây để tải xuống đồ họa thông tin

Người tổ chức sự kiện GladeoGraphix

Nguồn cấp tin tức

Đóng góp

Các khóa học và công cụ trực tuyến